個人情報保護方針｜株式会社千代田

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1.個人情報は、互助会会員募集業務、互助会会員管理業務並びにそれらに付帯する事業における、当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための措置を講じます。
2.個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3.個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
4.個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
5.個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
制定　平成25年12月1日
改定　令和元年7月1日
株式会社千代田
代表取締役　大石竜二

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒116-0013　東京都荒川区西日暮里2-39-4
株式会社千代田　管理部会員管理課　個人情報問合せ窓口
E-mail:contact@chiyoda-corp.jp
フリーダイヤル:0120‐03-4191(受付時間　9:00～17:00※)

※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

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1. 個人情報の利用目的

分類	利用目的
（1）ご本人により直接書面等（ホームページを含む）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的
個人のお客様情報	当社の契約上の権利義務の履行のためユ－ザー様サポートのためご利用履歴管理のため当社サービスのご案内のためお問合せの対応及び資料送付のため
取引先情報	商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため
従業者情報	人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
退職者情報	在職中における給与・健康情報の記録管理のためまた、社会保険等の各種資格喪失者の記録管理のため
採用応募者情報	採用選考及び連絡のため
特定個人情報	番号利用法に定められた利用目的のため
（2）ご本人により直接書面以外で取得する個人情報の利用目的
当社の契約に伴って取得するお客様の緊急時連絡先に関する個人情報（第二住所等）	お客様に連絡がつかない場合の当社からのお問い合わせ・ご連絡のため
当社が社外から物品・サービス等を調達する際に取得するお客様に関する個人情報	その契約上の権利義務の履行のため
一般に市販、公表されている書籍、ホームページ等から取得するお客様に関する個人情報	当社のサービスのご案内のため
（3）取引先から個人情報を委託される場合の利用目的
当社のグループ会社から委託される従業者の個人情報	委託された当該業務を適切に遂行するため

2. 共同利用に関する公表事項

当社では、取得した個人情報の一部を下記の範囲内で共同利用いたします。

（1）共同して利用する者の範囲：株式会社千代田・株式会社千代田セレモニー・株式会社ドリーミー
（2）共同して利用する者の利用目的：
- 　　a）グループ他社でのご契約有無の確認のため
- 　　b）冠婚葬祭部門からの会員様向けのサービス情報の提供のため
- 　　c）各サービス提供後のフォロー活動のため
- 　　d）互助会に関するご案内のため
- 　　e）施行利用に伴う会員確認業務のため
- 　　f）商品やイベントに関するご案内のため
- 　　g）特定された社員による会員データ閲覧のため
（3）共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称：
　　　株式会社千代田管理部常務取締役
（4）取得方法：互助会申込時に取得・グループの情報システムを介しての取得
（5）共同して利用する個人情報の項目：氏名、住所、電話番号、性別、年齢、及びその他利用に係る情報

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当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

1. 事業者の名称

株式会社千代田
〒116-0013 東京都荒川区西日暮里2-39-4
代表取締役社長大石竜二

2. 個人情報の管理責任者

・管理責任者：管理部常務取締役
・連絡先　　：電話03‐3802-4191

3. 全ての保有個人データの利用目的

保有個人データの利用目的は、1.個人情報の利用目的（1）をご参照下さい。

4. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

〒116-0013　東京都荒川区西日暮里2-39-4
株式会社千代田　管理部会員管理課　個人情報問合せ窓口
メールアドレス：contact@chiyoda-corp.jp
フリーダイヤル：0120‐03-4191（受付時間　9:00～17:00※）

※土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

5. 認定個人情報保護団体

一般社団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

6. 保有個人データ又は第三者提供の開示等の求めに応じる手続き

（1）開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、上記個人情報問合せ係にお申し出ください。
※電子的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。
　原則としてご希望に沿って処理させいただきます。

（2）開示等の求めに関するお手続き

a)お申し出受付け後、当社からご利用いただく「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。

b)ご記入いただいた請求書と本人様確認の為の書類又は、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の定額小為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係まで簡易書留にてご郵送ください。

c)上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。

d)回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

（3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料	＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞・本人の委任状（原本）＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し・戸籍謄本・住民票（続柄の記載されたもの）・その他法定代理権の確認ができる公的書類＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し・後見登記等に関する登記事項証明書・その他法定代理権の確認ができる公的書類
②代理人様ご自身を証明する資料	・運転免許証・パスポート・健康保険の被保険者証・住民票

①代理人である事を
証明する資料

＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
・本人の委任状（原本）

＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
・戸籍謄本
・住民票（続柄の記載されたもの）
・その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
・後見登記等に関する登記事項証明書
・その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を
証明する資料

・運転免許証
・パスポート
・健康保険の被保険者証
・住民票

（4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,000円
（書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に定額小為替を同封していただきます。
　その他の方法でご請求いただく場合には、ご請求時にご相談させていただきます。）

7. 保有個人データの取扱体制や講じている措置の内容

（1）基本方針の策定

　　保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処
　　理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

（2）保有個人データの取扱いに係る規律の整備

　　取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等につい
　　て個人情報保護規程を策定しています。

（3）組織的安全管理措置

　　a)保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取扱う従業者及び当該
　　　従業者が取扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握し
　　　た場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
　　b)保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による
　　　監査を実施しています。

（4）人的安全管理措置

　　a)保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
　　b)保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

（5）物理的安全管理措置

　　a)保有個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理及び持込む機器等の制限を行うとともに、
　　　権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
　　b)保有個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じると
　　　ともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持運ぶ場合、容易に保有個人データが判明し
　　　ないよう措置を講じています。

（6）技術的安全管理措置

　　a)アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
　　b)保有個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕
　　　組みを導入しています。